Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie pracownika albo pracodawcy, po którym umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32 Kodeksu pracy). Musi być złożone na piśmie (art. 30 § 3 KP). Pracownik nie musi podawać przyczyny. Pracodawca, który wypowiada umowę na czas nieokreślony albo określony, musi wskazać przyczynę i pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. Długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące.

Cztery sposoby rozwiązania umowy o pracę

Kodeks pracy wymienia w art. 30 § 1 cztery drogi zakończenia umowy:

  1. porozumienie stron – obie strony zgadzają się na datę i warunki rozstania,
  2. wypowiedzenie – oświadczenie jednej strony z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
  3. rozwiązanie bez wypowiedzenia – w sytuacjach z art. 52–55 KP, np. przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków,
  4. upływ czasu, na który umowa została zawarta.

Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, ale wcześniej również można ją wypowiedzieć (art. 30 § 2 KP), z krótszym okresem wypowiedzenia.

Wypowiedzenie przez pracownika

Pracownik może wypowiedzieć umowę w każdym momencie i bez uzasadnienia. Wystarczy pismo z datą, danymi stron i jednoznacznym zdaniem, że wypowiada umowę. Nie potrzebuje zgody pracodawcy. Umowa kończy się z upływem okresu wypowiedzenia, chyba że strony same uzgodnią wcześniejszy termin (art. 36 § 6 KP). Takie uzgodnienie nie zmienia trybu rozwiązania: nadal jest to wypowiedzenie złożone przez pracownika, a nie porozumienie stron.

Inną sytuacją jest rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia. Przysługuje ono m.in. wtedy, gdy pracodawca ciężko naruszył podstawowe obowiązki wobec pracownika. Pracownik dostaje wtedy odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 55 § 1¹ KP). Oświadczenie musi być na piśmie i zawierać przyczynę. Trzeba je złożyć w ciągu miesiąca od dowiedzenia się o okoliczności (art. 55 § 2 w zw. z art. 52 § 2 KP).

Wypowiedzenie przez pracodawcę

Pracodawca ma więcej obowiązków:

  • przyczyna – w wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony i na czas określony trzeba wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (art. 30 § 4 KP). Przy umowie na okres próbny ten wymóg nie obowiązuje,
  • pouczenie – każde wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę powinno zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP),
  • związki zawodowe – jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca zawiadamia ją o zamiarze wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony i podaje przyczynę. Związek ma 5 dni na zgłoszenie zastrzeżeń (art. 38 KP),
  • termin na odwołanie – pracownik może odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP).

W okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę pracownik ma prawo do płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy: 2 dni robocze przy wypowiedzeniu dwutygodniowym i miesięcznym, 3 dni przy trzymiesięcznym (art. 37 KP).

Forma: na piśmie czy elektronicznie?

Art. 30 § 3 KP stanowi, że oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia „powinno nastąpić na piśmie”. Nowelizacja obowiązująca od 27 stycznia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 25) zastąpiła formę pisemną „postacią papierową lub elektroniczną” w wielu wnioskach pracowniczych, m.in. w części przepisów o czasie pracy i urlopach. Art. 30 § 3 nie został jednak zmieniony. Dla wypowiedzenia nadal obowiązuje forma pisemna.

Formę pisemną spełnia:

  • dokument papierowy z własnoręcznym podpisem,
  • dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje taką formę elektroniczną z pisemną, a art. 300 KP pozwala stosować Kodeks cywilny w sprawach nieuregulowanych prawem pracy.

Zwykły e-mail, SMS, wiadomość w komunikatorze czy skan pisma bez kwalifikowanego podpisu nie są formą pisemną. Czy takie oświadczenie w ogóle wywołało skutek i jakie, rozstrzyga w razie sporu sąd pracy. Bezpieczniej więc od razu złożyć pismo papierowe albo podpisać je kwalifikowanym e-podpisem.

Porozumienie stron

Porozumienie stron jest wygodniejsze niż wypowiedzenie, bo strony same ustalają datę zakończenia umowy, nawet z dnia na dzień. Wymóg formy pisemnej z art. 30 § 3 dotyczy wypowiedzenia i rozwiązania bez wypowiedzenia, nie porozumienia. Mimo to porozumienie warto spisać i podpisać. Treść porozumienia może później mieć znaczenie, np. przy wydaniu świadectwa pracy, w którym wpisuje się tryb rozwiązania umowy.

Porozumienie wymaga zgody obu stron. Pracownik nie może go „złożyć” jednostronnie. Jeśli pracodawca nie przyjmie propozycji, pracownikowi pozostaje zwykłe wypowiedzenie.

Ile trwa okres wypowiedzenia

Rodzaj umowy Staż u danego pracodawcy Okres wypowiedzenia
Czas nieokreślony i określony krócej niż 6 miesięcy 2 tygodnie
Czas nieokreślony i określony co najmniej 6 miesięcy 1 miesiąc
Czas nieokreślony i określony co najmniej 3 lata 3 miesiące
Okres próbny do 2 tygodni – 3 dni robocze
Okres próbny dłuższy niż 2 tygodnie – 1 tydzień
Okres próbny 3-miesięczny – 2 tygodnie

Podstawa: art. 36 § 1 i art. 34 KP. Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach – w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2¹ KP).

Od 2026 r. do okresu zatrudnienia wlicza się także m.in. okresy prowadzenia firmy i pracy na zleceniu, potwierdzone zaświadczeniem ZUS (art. 302¹ KP). U prywatnych pracodawców obowiązuje to od 1 maja 2026 r., w jednostkach sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r. Przy okresie wypowiedzenia liczy się jednak staż u danego pracodawcy. Okresy zlecenia czy działalności wliczają się więc tylko wtedy, gdy pracownik wykonywał je na rzecz tego samego pracodawcy (art. 302¹ § 8 KP). Nowe zasady nie zmieniają okresu wypowiedzenia, który już biegł w dniu ich wejścia w życie (art. 8 ustawy Dz.U. 2025 poz. 1423).

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy

Kodeks pracy chroni niektórych pracowników przed wypowiedzeniem:

  • urlop i inna usprawiedliwiona nieobecność, np. zwolnienie lekarskie – dopóki nie minął okres, po którym pracodawca mógłby rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (art. 41 KP),
  • wiek przedemerytalny – gdy pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, a staż pozwoli mu uzyskać emeryturę (art. 39 KP),
  • ciąża, urlop macierzyński, ojcowski i rodzicielski – także od dnia złożenia wniosku o taki urlop. Pracodawca nie może wtedy nawet przygotowywać wypowiedzenia (art. 177 § 1 KP),
  • urlop wychowawczy i obniżony wymiar czasu pracy – od złożenia wniosku (art. 186⁸ KP).

Wyjątkiem jest m.in. upadłość lub likwidacja pracodawcy (art. 41¹ KP). Inne przepisy szczególne chronią np. działaczy związkowych. Czy ochrona obejmuje konkretną osobę, w razie sporu ocenia sąd pracy. Poradę można też uzyskać w Państwowej Inspekcji Pracy.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika

Poniższy układ jest wzorem do dostosowania, a nie zweryfikowanym dokumentem na każdą sytuację:

[Miejscowość], [data]

[Imię i nazwisko pracownika] [Adres lub stanowisko]

[Nazwa pracodawcy] [Adres siedziby]

Wypowiedzenie umowy o pracę

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu [data zawarcia] na czas [nieokreślony / określony do …], z zachowaniem [dwutygodniowego / miesięcznego / trzymiesięcznego] okresu wypowiedzenia, który upływa [data].

[Opcjonalnie: Proponuję rozwiązanie umowy w dniu … na podstawie art. 36 § 6 Kodeksu pracy.]

[Własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny]

Pismo warto złożyć w dwóch egzemplarzach i poprosić o potwierdzenie odbioru z datą na kopii. Od dnia doręczenia liczy się okres wypowiedzenia. Wypowiedzenie przez pracodawcę wymaga dodatkowo przyczyny (przy umowach na czas określony i nieokreślony) oraz pouczenia o odwołaniu do sądu pracy w ciągu 21 dni.

Najczęstsze błędy i pytania

Czy mogę wypowiedzieć umowę mailem? Zwykły e-mail nie spełnia formy pisemnej z art. 30 § 3 KP. Działa pismo papierowe albo dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy pracodawca może skrócić mój okres wypowiedzenia? Jednostronnie tylko w jednym przypadku: przy wypowiedzeniu trzymiesięcznym z przyczyn niedotyczących pracownika, np. likwidacji. Może je wtedy skrócić najwyżej do 1 miesiąca, a za resztę okresu płaci odszkodowanie (art. 36¹ KP). W pozostałych przypadkach wcześniejszy termin wymaga porozumienia obu stron.

Czy w okresie wypowiedzenia muszę przychodzić do pracy? Tak, chyba że pracodawca zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36² KP). Pracodawca może też udzielić w tym czasie zaległego i bieżącego urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać (art. 167¹ KP).

Wypowiedzenie złożyłem w trakcie zwolnienia lekarskiego – czy to problem? Zakaz z art. 41 KP dotyczy pracodawcy. Pracownik może wypowiedzieć umowę także w czasie choroby.

Od kiedy liczyć 21 dni na odwołanie? Od dnia doręczenia pisma wypowiadającego (art. 264 § 1 KP). Pozew składa się do sądu pracy.