Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota VAT (np. rabat, podwyżka ceny), gdy nabywca zwrócił towar lub opakowania, gdy sprzedawca zwrócił zaliczkę albo gdy na fakturze jest pomyłka w jakiejkolwiek pozycji (art. 106j ust. 1 ustawy o VAT). Korektę faktury wystawionej w KSeF wystawia się także w KSeF (albo w trybie offline z dosłaniem do systemu), a obniżkę VAT rozlicza się co do zasady w okresie wystawienia korekty w KSeF. Podwyżkę rozlicza się w okresie, w którym powstała jej przyczyna.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą

Art. 106j ust. 1 wymienia cztery sytuacje. Fakturę korygującą wystawia się, gdy po wystawieniu faktury:

  1. zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku – np. udzielony po sprzedaży rabat, opust, obniżka lub podwyżka ceny,
  2. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  3. zwrócono nabywcy całość lub część zaliczki (zapłaty otrzymanej przed dostawą lub wykonaniem usługi),
  4. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury – w cenie, ilości, stawce, ale też w danych sprzedawcy lub nabywcy czy w nazwie towaru.

(Ustawa numeruje te przypadki jako punkty 1, 3, 4 i 5 – punkt 2 jest uchylony.)

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca. Nabywca, który zauważy błąd, powinien poprosić o korektę.

Koniec not korygujących

Do końca stycznia 2026 r. nabywca mógł sam poprawić drobne błędy (np. w nazwie czy adresie) notą korygującą. Ustawa wprowadzająca KSeF uchyliła art. 106k o notach korygujących, a weszła w życie 1 lutego 2026 r. Obecnie wszystkie błędy, także w danych formalnych, poprawia się fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę.

Co musi zawierać faktura korygująca

Zgodnie z art. 106j ust. 2 faktura korygująca zawiera:

  • numer kolejny i datę jej wystawienia,
  • numer KSeF faktury korygowanej – jeśli korygowana faktura taki numer otrzymała (wymóg z ust. 2 pkt 2a),
  • dane z faktury korygowanej: datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy, ich numery NIP (art. 106e ust. 1 pkt 1–5), a także nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
  • kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku z podziałem na stawki i sprzedaż zwolnioną – jeśli korekta zmienia te kwoty,
  • prawidłową treść korygowanych pozycji – w pozostałych przypadkach, np. przy błędnym adresie.

Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczyna korekty są opcjonalne (art. 106j ust. 2a). W praktyce warto podać przyczynę, bo ułatwia to rozliczenie i ewentualne wyjaśnienia z urzędem.

Korekta zbiorcza. Przy rabacie lub obniżce ceny dla jednego odbiorcy za dany okres można wystawić jedną fakturę korygującą do wielu dostaw. Trzeba wtedy wskazać okres, którego dotyczy rabat; nazwę towaru lub usługi można pominąć, jeśli korekta obejmuje wszystkie dostawy (art. 106j ust. 3).

Faktura korygująca w KSeF

Korektę faktury ustrukturyzowanej wystawia się jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF albo – gdy zachodzą warunki trybu offline – jako fakturę offline według wzoru e-faktury (art. 106j ust. 4). Fakturę korygującą do faktury wystawionej offline można wystawić dopiero po nadaniu tej fakturze numeru KSeF (art. 106nda ust. 12).

Do faktur wystawionych przed obowiązkiem KSeF, które numeru KSeF nie mają, numeru tego oczywiście się nie podaje. Ustawa przewiduje taką sytuację wprost (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Z ogólnego obowiązku z art. 106ga wynika, że podatnik objęty KSeF, który nie korzysta z wyjątków przejściowych (np. limitu 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r.), wystawia w KSeF także korektę starej faktury papierowej lub elektronicznej.

Rodzaj korekty Gdzie wystawić Czego pilnować
Korekta faktury z KSeF w KSeF (lub offline z dosłaniem) numer KSeF faktury korygowanej
Korekta faktury offline w KSeF lub offline dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF
Korekta faktury sprzed KSeF w KSeF, jeśli obowiązuje Cię KSeF bez numeru KSeF faktury pierwotnej
Korekta faktury dla konsumenta poza KSeF papierowo lub elektronicznie przy obniżce VAT potwierdzenie otrzymania korekty

Rozliczenie VAT: korekta in minus

Gdy korekta obniża podstawę opodatkowania (rabat, zwrot towaru, zwrot zaliczki) lub poprawia zawyżony VAT, termin obniżenia VAT zależy od formy faktury korygującej (art. 29a ust. 13–14):

  • korekta wystawiona w KSeF – obniżasz VAT za okres, w którym wystawiłeś fakturę korygującą w KSeF; nie potrzebujesz potwierdzenia odbioru od nabywcy,
  • korekta poza KSeF (np. dla konsumenta) – obniżasz VAT za okres, w którym otrzymałeś potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę (ust. 13a); od tego warunku są wyjątki, m.in. przy eksporcie i WDT, sprzedaży energii, gazu i usług telekomunikacyjnych oraz gdy mimo udokumentowanej próby doręczenia nie ma potwierdzenia, ale z dokumentacji wynika, że nabywca wie o korekcie (ust. 15),
  • korekta wystawiona offline i udostępniona nabywcy w KSeF – obniżasz VAT za okres, w którym przesłałeś korektę do KSeF (ust. 13c); podobnie można postąpić przy korekcie offline przekazanej poza KSeF niektórym nabywcom (ust. 13b).

Nabywca będący podatnikiem zmniejsza VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą (art. 86 ust. 19a). Faktura w KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF, więc w praktyce okresy sprzedawcy i nabywcy zwykle się pokrywają.

Warto wiedzieć. W imporcie usług, nabyciu towarów rozliczanym przez nabywcę (odwrotne obciążenie) i wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obniżkę podstawy rozlicza się w okresie, w którym wystąpiła przyczyna obniżenia (art. 29a ust. 15a i art. 30a ust. 1a), a nie w okresie wystawienia korekty.

Rozliczenie VAT: korekta in plus

Gdy podstawa opodatkowania rośnie (np. dopłata, podwyżka ceny, błędnie zaniżona cena), korektę rozlicza się za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia (art. 29a ust. 17). W praktyce:

  • jeśli przyczyna istniała już w chwili sprzedaży (np. pomyłka w cenie lub ilości), korekta „cofa się” do okresu pierwotnej sprzedaży i może wymagać korekty JPK_V7 za tamten okres,
  • jeśli przyczyna pojawiła się później (np. podwyżka uzgodniona po dostawie), rozliczasz ją w okresie, w którym ta nowa okoliczność wystąpiła.

Przy eksporcie i WDT zwiększenie podstawy rozlicza się nie wcześniej niż w deklaracji za okres, w którym wykazano te transakcje (art. 29a ust. 18). Ocena, kiedy „zaistniała przyczyna”, bywa sporna – w wątpliwych przypadkach rozstrzyga urząd skarbowy, a wiążącą odpowiedź daje interpretacja indywidualna.

Najczęstsze błędy

  • Wystawienie nowej faktury zamiast korekty – sprzedaż zostaje wykazana podwójnie; błędną fakturę poprawia się korektą.
  • Brak numeru KSeF faktury korygowanej na korekcie faktury z KSeF.
  • Korekta in minus poza KSeF bez potwierdzenia odbioru – bez potwierdzenia (lub spełnienia wyjątku) nie można obniżyć VAT.
  • Rozliczenie korekty in plus „na bieżąco”, gdy przyczyna istniała od początku – grozi zaległością i odsetkami.
  • Oczekiwanie na notę korygującą od nabywcy – po 1 lutego 2026 r. nie ma już takiej instytucji.

Przepisy o korektach są szczegółowe, a skutki zależą od przyczyny korekty i formy faktury. Przy większych kwotach lub nietypowych transakcjach (np. rabaty posprzedażowe dla wielu odbiorców) warto skonsultować rozliczenie z księgową lub doradcą podatkowym.